Phần mềm quản lý xuất nhập kho là công cụ quan trọng và cần thiết cho các doanh nghiệp nói chung, gara ô tô nói riêng. Quản lý xuất nhập kho bằng phần mềm giúp làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu thời gian, công sức cho nhân viên, hiệu suất làm việc cao, đảm bảo quản lý kho chính xác.
1/ Quản lý xuất nhập kho là gì?
Quản lý xuất nhập kho (Inventory Management) là quá trình giám sát và kiểm soát hàng hóa từ khi nhập kho, lưu trữ, đến khi xuất kho. Công việc bao gồm quản lý về số lượng, vị trí lưu trữ, ghi nhận các giao dịch nhập xuất kho, kiểm kê hàng hóa, và đảm bảo mức tồn kho hợp lý.
Hiện nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý xuất nhập kho thủ công:
- Ghi chép vào sổ sách và giấy tờ: Thông tin hàng hóa nhập, xuất, và tồn.
- Bảng tính Excel: Lưu trữ và quản lý dữ liệu hàng hóa.
- Kiểm kê bằng tay: Thực hiện kiểm kê hàng hóa bằng cách đếm thủ công và đối chiếu với sổ sách hoặc bảng tính.
- Ghi nhận thủ công: Các giao dịch nhập, xuất kho được ghi nhận bằng cách nhập tay vào sổ sách hoặc phần mềm không chuyên dụng.
Không sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho, sử dụng thủ công gặp nhiều hạn chế như:
- Sai sót và nhầm lẫn: Số lượng, mã hàng nhập sai, nhầm khi quá nhiều số lượng hàng hóa.
- Khó khăn trong theo dõi và giám sát: Muốn tìm kiếm mã hàng này còn bao nhiêu tra sổ sách khá lâu. Hàng hóa cập nhật liên tục khá khó theo dõi lịch sử cập nhật khi làm thủ công.
- Thiếu tính minh bạch và đồng nhất: Nhiều người cùng ghi chép vào sổ sẽ khó đồng nhất, thiếu chính xác về số lượng, dễ bị mất mát, thất thoát hàng hóa.
- Khó khăn trong lập báo cáo và phân tích số lượng hàng hóa tiêu thụ trong tháng, tồn bao nhiêu, cần nhập vào bao nhiêu?
- Quản lý kho phức tạp: Khó tận dụng không gian kho bãi, kiểm kê mất nhiều thời gian.
- Quản lý nhà cung cấp và khách hàng: Lưu trữ thông tin không tập trung nên khó đánh giá chất lượng, khó kết nối được các bộ phận mua hàng, bán hàng, kho bãi…
2/ Chức năng và lợi ích của Phần mềm quản lý xuất nhập kho
Phần mềm quản lý xuất nhập kho (Inventory Management Software) là công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động liên quan đến kho hàng. Dưới đây là một số chức năng chính và lợi ích của phần mềm này:
Chức năng chính của phần mềm quản lý xuất nhập kho:
- Quản lý tồn kho: Ghi nhận, theo dõi số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho, cập nhật khi có sự thay đổi về số lượng.
- Quản lý vị trí lưu trữ: Ghi nhận vị trí của từng sản phẩm trong kho, giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
- Quản lý xuất nhập hàng: Ghi nhận thông tin số lượng, thời gian, nhà cung cấp, chi tiết hàng hóa, thông tin khách mua hàng cho mỗi lần nhập, xuất.
- Theo dõi và kiểm kê hàng hóa: Đối chiếu số lượng thực tế với số lượng được lưu trên phần mềm. Tự động báo cáo và cảnh báo về hàng tồn kho, như mức tồn kho tối thiểu và tối đa, hàng hóa sắp hết hạn, hoặc hàng tồn kho lâu ngày.
- Quản lý đơn hàng và nhà cung cấp: Theo dõi các đơn hàng đã đặt, đang xử lý, đã hoàn thành đảm bảo việc nhập xuất kho chính xác. Đồng thời ghi nhận, quản lý thông tin nhà cung cấp, lịch sử giao dịch để đánh giá chất lượng nhà cung cấp.
- Báo cáo và phân tích: Số lượng hàng hóa tồn kho, tình trạng xuất nhập, và lịch sử giao dịch. Đồng thời phân tích dữ liệu, đưa ra các dự báo về nhu cầu hàng hóa, giúp lập kế hoạch mua sắm và sản xuất hiệu quả hơn.
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho:
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Giảm sai sót trong việc ghi chép và quản lý thông tin kho hàng.
- Tự động hóa nhiều quy trình, giảm bớt công việc thủ công và tăng năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí nhân sự và vận hành.
- Tăng cường khả năng kiểm soát, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
- Đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc giao hàng chậm trễ.
- Dự báo nhu cầu hàng hóa, lập kế hoạch nhập hàng và sản xuất hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu lãng phí do quản lý tồn kho không hiệu quả, như tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
3/ Tại sao nên dùng phần mềm quản lý xuất nhập kho carCRM?
Sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho CarCRM giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiệu quả, tăng cường khả năng kiểm soát và tối ưu hóa quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Tăng hiệu suất: carCRM tự động hóa quy trình như nhập, xuất, mua hàng, đặt hàng giúp giảm thời gian, công sức cho nhân viên, tăng hiệu suất làm việc tốt nhất.
- Giảm lỗi và sai sót: Cung cấp thông tin chính xác về tồn kho, phần mềm giúp giảm thiểu các lỗi nhập sai, xuất sai hoặc thất thoát hàng hóa.
- Tối ưu hóa tồn kho, tăng khả năng đáp ứng: Có carCRM có báo cáo thống kê dữ liệu giúp điều chỉnh hàng hóa giữa các kho, nắm được xu hướng hàng hóa được sử dụng nhiều nhất để có kế hoạch nhập hàng phù hợp, giảm thiểu hàng hóa tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng cho khách có nhu cầu.
- Quản lý vị trí và lưu trữ: Phần mềm quản lý kho carCRM cung cấp thông tin về vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho, giúp tối ưu hóa không gian và quản lý dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Mặc dù phải đầu tư ban đầu cho việc triển khai và huấn luyện nhân viên, nhưng phần mềm quản lý kho thường giúp tiết kiệm chi phí dài hạn bằng cách giảm lỗi, tối ưu hóa tồn kho và tăng cường hiệu suất.
Xem thêm: 8 bước quản lý kho hiệu quả trên phần mềm carCRM.
Sử dugnj phần mềm quản lý xuất nhập kho carCRM không chỉ sử dụng được chức năng chính là quản lý kho, mà doanh nghiệp còn sử dụng được đầy đủ chức năng quản lý khác như: Quản lý khách hàng CRM, quản lý kho xe, mua hàng, chăm sóc khách hàng…. Xem chi tiết: Phần mềm carCRM là gì?
Xem: Video giới thiệu về Phần mềm quản lý gara carCRM.
Xem full:
