Quản lý gara hiệu quả
Bạn mở một gara sửa chữa ô tô và mong chờ đến ngày hái quả. Mỗi ngày đều có khách đến làm dịch vụ và bạn ngày càng tin rằng chẳng mấy chốc sẽ thu hồi được vốn đầu tư và kiếm được nhiều tiền hơn cho bản thân. Nhưng rồi theo thời gian, gara vẫn có khách nhưng bạn nhận ra rằng doanh thu của xưởng chỉ đủ duy trì vận hành xưởng hàng ngày, số tiền kiếm được cho bản thân không đáng là bao so với số tiền bạn đã bỏ ra. Tại sao lại vậy và phải khi nào thì mới thu hồi được vốn đây?
Hãy cùng xem các lý do dưới đây để xem bạn có đang mắc phải khiến cho lợi nhuận của bạn vẫn không được như kỳ vọng không nhé.
1. Thất thoát
Thất thoát là một trong những nguyên nhân lớn làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của xưởng. Thất thoát dưới dạng trực tiếp như mất mát phụ tùng vật tư, thợ tự ý mang xe ngoài vào làm, không báo cáo đủ số lượng phiếu dịch vụ làm mỗi ngày hoặc thông tin phiếu ghi không chính xác, phiếu thu tiền ghi thiếu khoản thu của khách,… Thất thoát cũng có thể dưới các hình thức gián tiếp như mất khách hàng ngay lập tức hoặc trong tương lai ví dụ như thợ hẹn riêng khách để làm ngoài hoặc thợ chuyển thông tin khách hàng cho xưởng khác. Trong hầu hết các trường, lỗi thất thoát là của chủ gara khi bạn không có quy định và công cụ kiểm soát hiệu quả hoặc do chính bạn buông lỏng quản lý khiến cho nhân viên có thể tùy tiện tạo ra thất thoát mà không bị phát hiện.
Lời khuyên: bạn phải có đủ các quy định và công cụ để kiểm soát thất thoát ngay từ ngày đầu xưởng bắt đầu hoạt động. Bạn tin vào nhân sự là tốt nhưng bạn cần cả các biện pháp kỹ thuật nữa để niềm tin sẽ giúp bạn xây dựng được môi trường làm việc thân thiện và kỷ luật.
2. Hoang phí
Hoang phí thường không phải là lý do chính khiến cho lợi nhuận của bạn không được như kỳ vọng, bởi tôi biết, hầu hết các chủ gara thường tính toán rất nhiều trước các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động của xưởng. Tuy nhiên, đứng ở góc độ quản trị, chúng tôi định nghĩa hoang phí còn bao gồm cả các khoản chi bắt buộc phải nhưng chi cho sai đối tượng hoặc vượt quá mức cần thiết. Ví dụ, bạn tri ân khách hàng thân thiết nhưng lại không chọn đúng khách hàng thân thiết, bạn tặng quà khách hàng tiềm năng để lôi kéo họ tới gara nhưng lại lựa chọn sai đối tượng. Hoặc đơn giản là bạn đang mua sắm các vật tư tiêu hao tốt hơn/nhiều hơn mức độ bạn cần hay mua nhầm phụ tùng/không kiểm soát tồn kho khiến tồn kho của bạn tăng lên, bạn không có quy định hay chính sách buộc nhân viên phải tiết kiệm điện/nước trong xưởng, không có quy định/định lượng vật tư sử dụng một cách rõ ràng khiến nhân viên tùy tiện sử dụng,… Bạn thấy đó, thực tế luôn có các khoản chi mà bạn hoàn toàn có thể giảm hoặc loại bỏ. Cắt giảm một khoản chi nhỏ hằng tháng sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản lớn vào cuối mỗi năm!
Lời khuyên: hãy phân loại chi tiết các khoản chi và yêu cầu kế toán báo cáo chi phí hằng tháng để bạn có cái nhìn rõ ràng về cấu trúc chi phí của xưởng. Quyết định dựa trên số liệu sẽ giúp bạn giảm thiểu sai sót và tránh ảnh hưởng tới hiệu xuất công việc của các bộ phận khác khi chi phí bị cắt giảm.
3. Không hiệu quả
Hãy giả sử rằng xưởng của bạn vẫn có nhiều khách hàng và công suất hoạt động của xưởng luôn ở mức cao so với mong muốn của bạn. Và do đó, doanh thu của xưởng vẫn là một con số lớn và đáng mơ ước so với rất nhiều các gara khác trong khu vực. Mặc dù vậy, sau khi trừ hết các chi phí, phần lợi nhuận của bạn lại chưa phải là con số mà bạn kỳ vọng và không tương xứng với mức độ nhộn nhịp của xưởng. Bạn sẽ thấy, lý do của tình trạng này hầu hết ở việc bạn chưa quan tâm tới việc tối ưu vận hành của xưởng dẫn tới các chi phí bỏ ra đang nhiều hơn mức cần thiết. Bạn chưa ưu về quy trình hoạt động dẫn tới mỗi hoạt động luôn cần nhiều nhân sự hoặc tài nguyên khác để hoàn thành. Bạn chưa tối ưu về nhân sự dẫn tới xưởng rất “đông vui” nhưng thời gian rảnh rỗi của nhân viên vì vậy mà cũng rất nhiều. Bạn chưa tối ưu về công nghệ nên không tận dụng lợi thế về công nghệ để giúp xưởng vận hành một cách tự động nhiều hơn, việc bạn phải làm mọi thứ một cách thủ công khiến bạn tốn nguồn lực về con người và thời gian hơn rất nhiều so với bạn nghĩ.
Lời khuyên: hãy xem xét lại các quy trình nội bộ của mình và tối ưu nó – bạn không nhất thiết phải áp dụng quy trình dịch vụ theo tiêu chuẩn 5 sao nếu tập khách hàng bạn phục vụ chỉ mong muốn ở mức 2 sao để có một mức giá họ chấp nhận. Bạn cũng cần tăng cường đào tạo để giảm mức độ phụ thuộc vào từng cá nhân cụ thể, từ đó, cắt giảm các vị trí không cần thiết và “kiêm nhiệm” nhiều hơn để khai thác được tối đa hiệu quả của từng nhân sự.
4. Không có tập khách hàng trung thành
Tập khách hàng trung thành là tài sản cực kỳ quan trọng không chỉ với các gara mà còn với hầu hết các doanh nghiệp. Chính doanh thu từ tập khách hàng này mới tạo nên lợi nhuận lớn và bền vững cho các gara. Hãy tưởng tượng nếu khách hàng chỉ đến gara một lần rồi không bao giờ hoặc hiếm khi quay trở lại thì mỗi ngày xưởng của bạn liệu có đủ khách để khai thác hết công suất của? Bạn hãy nhớ, gara sửa chữa là hoạt động gắn rất nhiều đến vị trí địa lý, sẽ không có khách hàng đi xa quá 5km để đến xưởng của bạn làm dịch vụ. Do vậy, không có tập khách hàng trung thành hay tập khách hàng trung thành không đủ lớn thì sẽ là một vấn đề lớn để bạn duy trì doanh thu ở mức bạn mong muốn một cách ổn định.
Lời khuyên: hãy chú trọng đến công việc chăm sóc khách hàng, ghi chép lại lịch sử các lần làm dịch vụ của khách và lên kế hoạch gọi lại cho khách vào những thời điểm cụ thể để giúp khách hàng chăm sóc chiếc xe của họ một cách tốt hơn. Hãy thực hiện chăm sóc khách hàng này ngay từ những ngày đầu thành lập xưởng để tập khách hàng trung thành của bạn lớn dần theo thời gian.
5. Không mở rộng tập khách hàng mới
Điều này có thể xuất phát từ việc bạn không biết cách làm thế nào để kéo khách hàng mới đến hoặc cũng có thể do chính bạn cũng “không cần” có thêm khách hàng mới. Việc “không cần” này nghe có vẻ vô lý nhưng thực tế, không ít các chủ gara đang hầu như không thực hiện bất cứ chương trình quảng bá hay chương trình bán hàng nào để nhiều khách hàng biết đến gara của mình hơn. Thậm chí, khi có khách vãng lai tới lần đầu, gara cũng không có bất cứ hoạt động nào để chăm sóc và giữ chân khách cho những lần sửa chữa sau. Tất cả chỉ là buổi sáng mở cửa gara và chờ khách đến một cách thụ động. Sẽ tạm thời là vẫn ổn nếu danh tiếng của chủ gara là đủ tốt sau một thời gian dài tích lũy được uy tín trong cộng đồng. Tuy vậy, về lâu dài, nếu không liên tục mở rộng tập khách hàng mới, gara sẽ không những không tăng được doanh thu của mình mà còn mất dần khách vào những gara đang truyền thông tốt hơn hoặc mất khách qua những lần sai sót khó tránh khỏi trong quá trình hoạt động.
Lời khuyên: dù bạn đã có tập khách hàng trung thành lớn, dù danh tiếng của gara hay chủ gara là tốt, hãy liên tục triển khai các hoạt động truyền thông để mở rộng không ngừng tập khách hàng của mình.
Quản lý gara hiệu quả luôn là mục tiêu mà các chủ gara hướng tới. Hi vọng với bài viết này, các chủ gara sẽ có thêm thông tin tham khảo để giúp mình quản lý gara ngày một tốt hơn. Trong các kiến thức hay công cụ cần trang bị, phần mềm quản lý gara cũng là một hạng mục đầu tư mà các gara hướng tới. Các quy trình quản lý được thiết lập sẵn trên phần mềm sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn cũng như nâng cao hiệu suất của nhân viên.
Bản quyền: vui lòng ghi rõ “Nguồn: gen.vn” khi trích dẫn lại bài viết này
