Tối ưu quy trình làm việc tại gara ô tô là một trong 5 bí quyết quản lý gara ô tô hiệu quả từ các chuyên gia. Việc đánh giá cách làm việc thực tế tại xưởng, quy trình các bước, cắp sắp xếp bố trí không gian giúp đưa ra cải thiện đáng kể, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng dịch vụ mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Đây là các bước giúp gara ô tô tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất
1/ Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của xưởng
Cần xem xét gara ô tô đang thực hiện các bước nào, quy trình nào. Cần xem xét độ cần thiết thực hiện của các bước hay không. Nếu không cần thiết có thể lực bỏ để tối ưu quy trình làm việc tại gara ô tô tránh lãng phí thời gian và nhân lực.
Đây là ví dụ những bước xử lý “cồng kềnh” của một số gara ô tô khiến quy trình làm việc rề rà, nhiều bước, gây lãng phí thời gian. Cụ thể:
Như vậy, muốn tối ưu quy trình làm việc tại gara ô tô, ta cần xác định thực tế tại xưởng mình, lược bỏ các bước không cần thiết và sử dụng công cụ quản lý giúp thực hiện các công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc tốt nhất.
- Tiếp nhận xe của khách: Khách đem xe đến gara cần phải đọc tên, số điện thoại, ghi lại tình trạng xe trên phiếu tiếp nhận giấy… Sau đó phải chờ nhân viên nhập liệu vào hệ thống, dù trước đó thông tin của khách đã được lưu. Bước này khiến khách phải chờ đợi quá lâu, nhân viên cũng phải thực hiện nhiều thao tác từ ghi trên giấy, rồi lại nhập liệu lên hệ thống.
- Cách tối ưu: Sử dụng hệ thống lưu thông tin khách hàng, dữ liệu được tự động lấy ra sau khi nhập số điện thoại, biển số xe… không cần nhập liệu lại. Lược bỏ bước viết phiếu truyền thống.
- Kiểm tra, báo giá: Kiểm tra sơ bộ xem xe của khách cần làm những hạng mục gì để đưa ra báo giá. Bước này nhiều gara phân chia thợ kiểm tra sơ bộ riêng, thợ kiểm tra xe chi tiết riêng. Mỗi lần kiểm tra cần khách hàng ký xác nhận mất nhiều thời gian và thủ tục nhiều bước.
- Cách tối ưu: Gộp bước kiểm tra sơ bộ, chi tiết cho cùng 1 thợ làm. Tự động ghi nhận kết quả kiểm tra trên phần mềm. Đưa ra các dịch vụ cần làm kèm báo giá dựa trên thông tin có sẵn trên phần mềm để tạo báo giá nhanh chóng, tránh để khách hàng chờ đợi lâu.
- In lệnh sửa chữa: Khi khách đồng ý với báo giá, tổ trưởng in lệnh sửa chữa và yêu cầu xuất kho phụ tùng, vật tư cho thợ làm. Bước này nhiều nơi phải cầm phiếu có chữ ký của các bên đi đến từng bộ phận để thông báo, thực hiện.
- Cách tối ưu: Nếu tối ưu quy trình làm việc tại gara thì các bước này đều thực hiện trên phần mềm. Thông báo sẽ tự động gửi đến các bộ phận liên quan để duyệt đồng ý, tiết kiệm thời gian nhanh chóng.
- Tiến hành sửa chữa, phân công, theo dõi tiến độ: Nếu ở các gara ô tô truyền thống, mỗi thợ phải ghi lại các bước thực hiện và báo cáo lại với quản lý sau khi hoàn thành từng bước. Nếu nhiều thợ khác nhau làm các dịch vụ khác nhau cần đợi phê duyệt từ quản lý mới được làm bước tiếp theo.
- Cách tối ưu: Tổ trưởng có thể phân công công việc, theo dõi tiến độ, cập nhật tiến độ, trạng thái ngay trên hệ thống. Thợ theo lệnh sửa chữa để thực hiện công việc của mình. Các bộ phận liên quan cũng dễ dàng theo dõi trạng thái sửa chữa của xe khi cần thiết để phản hồi nhanh chóng tới khách hàng.
- Hoàn thành giao xe: Bước này đối với các gara ô tô thực hiện quy trình cũ xe phải qua nhiều vòng kiểm tra ở nhiều bộ phận khác nhau và yêu cầu phải có sự xác nhận của nhiều người.
- Cách tối ưu: Hợp nhất các bước kiểm tra sau sửa chữa thành một bước duy nhất do một nhân viên thực hiện. Đồng thời sử dụng hệ thống ký điện tử để giảm bớt các bước xác nhận thủ công.
2/ Ứng dụng phần mềm quản lý carCRM
Hãy sử dụng ngay phần mềm tối ưu quy trình làm việc tại gara ô tô carCRM. Đây là phần mềm quản lý dành riêng cho các gara ô tô cực kỳ chuyên nghiệp. Phần mềm giúp gara tự động hóa nhiều bước trong quy trình tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc:
- Thêm phiếu tiếp nhận nhanh chóng: Tự động điền dữ liệu của khách hàng có sẵn trên hệ thống giúp giảm thiểu thời gian cho nhân viên, khách không phải chờ đợi lâu.
- Thêm báo giá nhanh chóng, chính xác ngay trên phần mềm. Nếu khách chưa đồng ý, dễ dàng cập nhật, điều chỉnh cực kỳ tiện lợi. Thực hiện dễ dàng trên cả điện thoại di động.
- Thêm phiếu dịch vụ (hợp đồng) đầy đủ khi khách làm dịch vụ để theo dõi lịch sử sửa chữa, thanh toán, công việc và các vấn đề liên quan đến khách.
- In các lệnh sửa chữa, các loại biểu mẫu báo giá, phiếu thu, phiếu xuất kho…. ngay trên phần mềm
- Phân công công việc, theo dõi tiến độ, cập nhật trạng thái công việc sửa chữa xe của khách.
- Quản lý các lịch hẹn, thu chi, thu tiền, quản lý kho… và nhiều chức năng khác dành riêng cho gara ô tô.
Xem chi tiết: 8 tính năng vượt trội của phần mềm carCRM quản lý gara
Như vậy, để tối ưu quy trình làm việc tại gara ô tô, các gara nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp carCRM nhé.
3/ Bố trí khu làm việc khoa học
Một trong số các bước giúp gara ô tô tối ưu quy trình làm việc là cách sắp xếp bố trí khu làm việc khoa học. Việc bố trí khu làm việc đảm bảo thiết bị công cụ sẵn sàng sử dụng, tránh lãng phí thời gian tìm kiếm dụng cụ, phụ tùng.
4/ Đào tạo, phân công nhân viên phù hợp
Để tối ưu quy trình làm việc tại gara, gara cần liên tục đào tạo, cập nhật kỹ thuật mới nhất, phân công nhân viên phù hợp kinh nghiệm, kỹ năng để giải quyết xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả.
5/ Quản lý, kiểm soát tồn kho hiệu quả
Bước quản lý kho cực kỳ quan trọng giúp gara luôn có sẵn sản phẩm, phụ tùng, không tồn quá nhiều, dễ tìm kiếm sử dụng tránh lãng phí thời gian. Gara có thể sử dụng chức năng quản lý kho trên phần mềm quản lý gara ô tô carCRM như bước 2 đã giới thiệu.
6/ Thông tin tiện lợi, tức thì giữa các bộ phận
Sử dụng carCRM – Phần mềm chuyên quản lý gara ô tô hiệu quả chuyên nghiệp giúp gara dễ dàng theo dõi trạng thái, tiến độ, cập nhật các bước ngay trên phần mềm. Đây là 1 trong các bước tối ưu quy trình làm việc tại các gara ô tô hiện nay.
Bên cạnh đó, gara ô tô cần liên tục theo dõi, đo lường hiệu quả làm việc như: Thời gian sửa chữa trung bình của thợ, tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, mức độ hài lòng của khách… khi làm việc theo quy trình đó đã tốt hay chưa để cải tiến, tối ưu hóa hơn nữa.
Tổng kết: Với 6 bước tối ưu quy trình làm việc tại gara ô tô như kể trên nhất định sẽ giúp gara ô tô của bạn cải thiện tình trạng đáng kể, vượt hiệu suất làm việc cho nhân viên, bứt phá doanh thu và mang đến sự hài lòng cho khách hàng.
Nguồn: carCRM – Phần mềm quản lý gara ô tô chuyên nghiệp
(Nội dung thuộc bản quyền của carCRM.vn, các đơn vị sao chép nhớ ghi rõ nguồn)
