In biểu mẫu trên phần mềm carCRM là tính năng quan trọng, cần thiết đối với mỗi gara ô tô. Bởi việc tạo các dạng biểu mẫu theo phong cách của gara mang đến sự nhất quán, chuyên nghiệp đồng thời dễ dàng in, thực hiện ngay trên phần mềm cực kỳ tiện lợi, nhanh chóng, tối ưu quy trình, tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên.
Các loại biểu mẫu tại gara gồm những loại nào?
Biểu mẫu là dạng tài liệu hoặc bảng biểu được sử dụng để ghi chép và quản lý thông tin liên quan đến hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng, và các dịch vụ kinh doanh khác tại gara ô tô. Dưới đây là các loại biểu mẫu thông dụng mà hầu hết các gara ô tô đều sử dụng:
1/ Phiếu tiếp nhận xe
Đây là dạng biểu mẫu phổ biến cho các gara vẫn sử dụng phương pháp ghi chép truyền thống khi xe vào xưởng. Nhưng nếu đã dùng phần mềm quản lý gara ô tô carCRM thì các gara lưu trực tiếp thông tin khách vào phiếu tiếp nhận xe ngay trên phần mềm. Không cần sử dụng biểu mẫu bằng giấy.
- Phiếu tiếp nhận xe dùng để ghi nhận thông tin chi tiết về xe và khách hàng khi xe được đưa vào gara, bao gồm biển số xe, loại xe, tình trạng xe như dấu hiệu hư hỏng, yêu cầu của khách hàng và ngày tiếp nhận.
2/ Phiếu báo giá và phiếu yêu cầu sửa chữa
- Biểu mẫu báo giá (Phiếu báo giá) rất hay sử dụng tính năng in biểu mẫu trên phần mềm carCRM. Vì phiếu báo giá cần đưa cho khách hàng xem để khách biết và duyệt về các chi phí của dịch vụ sửa chữa hoặc bảo dưỡng mà gara sẽ thực hiện cho xe của khách, sau đó thợ mới tiến hành thực hiện công việc.
- Phiếu yêu cầu sửa chữa (Lệnh sửa chữa) là dạng biểu mẫu cũng cần sử dụng tính năng in biểu mẫu trên phần mềm carCRM. Phiếu ghi nhận chi tiết các công việc sửa chữa và bảo dưỡng cần thực hiện theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo khuyến nghị của gara. Phiếu này sẽ chuyển xuống cho kỹ thuật viên để thực hiện sửa chữa theo các lệnh trên phiếu cho xe của khách.
Tùy thuộc vào từng gara cung cấp các dịch vụ sẽ có các loại biểu mẫu báo giá và lệnh sửa chữa phù hợp. Toàn bộ các biểu mẫu đều được tạo và in dễ dàng trên phần mềm quản lý gara ô tô.
3/ Biểu mẫu kiểm tra và đánh giá
- Phiếu kiểm tra toàn bộ xe: Danh sách kiểm tra chi tiết để đảm bảo tất cả các bộ phận và hệ thống của xe được kiểm tra kỹ lưỡng, từ động cơ, hệ thống phanh, hệ thống điện đến các bộ phận khác.
- Phiếu kiểm tra chất lượng sau sửa chữa: Đảm bảo rằng tất cả các công việc sửa chữa và bảo dưỡng đã được thực hiện đúng cách và xe hoạt động tốt trước khi giao lại cho khách hàng.
4/ Biểu mẫu phiếu thu và phiếu xuất
- Phiếu thu tiền: Ghi nhận thông tin về các khoản thanh toán của khách hàng cho các dịch vụ đã thực hiện, bao gồm chi tiết về số tiền, hình thức thanh toán và thông tin người nộp tiền.
- Phiếu xuất kho vật tư/phụ tùng: Ghi nhận thông tin về các vật tư và phụ tùng được sử dụng trong quá trình sửa chữa và bảo dưỡng xe.
Tùy vào từng gara sẽ có các biểu mẫu phù hợp với quy trình làm việc của mình. Các loại phiếu thu, phiếu xuất sẽ được lưu toàn bộ trên hệ thống, không cần in biểu mẫu trên phần mềm carCRM để lưu trữ, tổng hợp báo cáo. Nếu cần bạn hoàn toàn có thể in các loại phiếu này ngay trên phần mềm dễ dàng.
5/ Biểu mẫu bảo hành
- Phiếu bảo hành: Cung cấp thông tin chi tiết về các dịch vụ hoặc phụ tùng được bảo hành, thời gian bảo hành và các điều kiện bảo hành, giúp khách hàng yên tâm về chất lượng dịch vụ. Đây là dòng biểu mẫu truyền thống cho các gara đang quản lý dạng sổ sách, giấy tờ.
Hiện nay khi sử dụng phần mềm quản lý gara ô tô carCRM, gara sẽ tự động thiết lập thời gian bảo hành tương ứng với các loại phụ tùng, phụ kiện… Các lịch bảo hành sẽ tự động được nhắc nhở đến khách hàng, đến nhân viên trước vài ngày do tự gara thiết lập.
Như vậy việc nhắc khách đến hạn bảo hành hoặc quản lý các hạn bảo hành phụ tùng, phụ kiện, dịch vụ… cho khách đều tập trung toàn bộ trên dữ liệu phần mềm, linh hoạt, tiện lợi, dễ dàng, bảo mật cao. Do đó dạng phiếu bảo hành bằng giấy là loại biểu mẫu rất ít khi được in trên phần mềm nữa.
6/ Biểu mẫu quản lý và theo dõi
- Phiếu ghi nhận giờ công: Ghi nhận thời gian làm việc của các nhân viên kỹ thuật cho từng công việc sửa chữa hoặc bảo dưỡng, phục vụ cho việc tính lương và quản lý hiệu quả công việc.
- Biểu mẫu kiểm kê vật tư: Ghi nhận tình trạng tồn kho của các vật tư, phụ tùng để đảm bảo kho hàng được quản lý chính xác và hiệu quả.
Đây cũng là các dạng biểu mẫu phổ biến ở nhiều gara. Nếu sử dụng dạng biểu mẫu này, gara hoàn toàn có thể tự tạo và in biểu mẫu trên phần mềm carCRM.
7/ Biểu mẫu phản hồi khách hàng
- Phiếu khảo sát ý kiến khách hàng: Ghi nhận phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ của nhân viên và bất kỳ góp ý nào để cải thiện dịch vụ của gara.
Hiện nay, khi gara được quản lý hoàn toàn trên hệ thống phần mềm, các phản hồi của khách hàng cũng được đưa hết trên hệ thống để quản lý giúp tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng, lẫn nhân viên. Do đó biểu mẫu này rất hiếm khi được in hiện nay.
Trên đây là một số loại biểu mẫu thường gặp ở nhiều gara ô tô hiện nay. Nhưng chủ yếu có biểu mẫu báo giá, lệnh sửa chữa là được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Các biểu mẫu này đều dễ dàng in trên phần mềm carCRM dễ dàng, tiện lợi.
Tạo và in biểu mẫu ngay trên phần mềm có lợi ích gì cho gara?
Việc in biểu mẫu trên phần mềm carCRM mang lại nhiều lợi ích cho gara ô tô, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý. Cụ thể:
1/ Tính chính xác và nhất quán
- Giảm thiểu sai sót: Việc in biểu mẫu từ phần mềm giúp đảm bảo rằng thông tin được ghi nhận và in ra một cách chính xác, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
- Định dạng chuẩn: Các biểu mẫu được thiết kế và in từ phần mềm có định dạng chuẩn, đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong toàn bộ quy trình làm việc.
2/ Tiết kiệm thời gian
- Tự động hóa quy trình: Phần mềm cho phép tự động tạo và in các biểu mẫu ngay khi cần thiết, tiết kiệm thời gian so với việc phải điền tay và in thủ công.
- Truy xuất nhanh chóng: Các biểu mẫu có thể được truy xuất và in ra nhanh chóng từ phần mềm, giúp gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
3/ Nâng cao hiệu quả quản lý
- Quản lý tập trung: Tất cả các biểu mẫu được quản lý tập trung trên phần mềm, dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần thiết.
- Theo dõi và báo cáo: Phần mềm giúp theo dõi các biểu mẫu đã phát hành, từ đó dễ dàng lập báo cáo và phân tích dữ liệu để cải thiện hoạt động của gara.
4/ Tăng cường trải nghiệm khách hàng
- Chuyên nghiệp hơn: Việc in biểu mẫu từ phần mềm giúp gara thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, tạo ấn tượng tốt và nâng cao sự hài lòng.
- Nhanh chóng và tiện lợi: Khách hàng nhận được các biểu mẫu (như hóa đơn, báo giá, phiếu bảo hành) nhanh chóng và rõ ràng, giúp cải thiện trải nghiệm dịch vụ.
5/ Tiết kiệm chi phí
- Giảm chi phí in ấn và giấy tờ: Việc in ấn trực tiếp từ phần mềm có thể được tối ưu hóa để giảm thiểu lãng phí giấy và mực in, đồng thời giảm chi phí liên quan đến việc lưu trữ và quản lý giấy tờ.
- Hạn chế việc in thừa: In đúng số lượng biểu mẫu cần thiết và tránh lãng phí tài nguyên.
6/ Tích hợp và đồng bộ hóa
- Tích hợp dữ liệu: Phần mềm quản lý gara thường tích hợp với các hệ thống khác như CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), giúp đồng bộ hóa thông tin và quản lý dữ liệu hiệu quả.
- Cập nhật dễ dàng: Biểu mẫu có thể được cập nhật và thay đổi nhanh chóng trên phần mềm mà không cần phải in lại toàn bộ tài liệu thủ công.
7/ Tuân thủ quy định
- Dễ dàng tuân thủ: Phần mềm có thể được thiết lập để tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn ngành, đảm bảo rằng mọi biểu mẫu đều đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định.
- Lưu trữ và truy xuất hồ sơ: Hệ thống phần mềm lưu trữ các biểu mẫu một cách có tổ chức, giúp dễ dàng truy xuất và kiểm tra khi cần thiết, đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ hồ sơ.
8/ Bảo mật và bảo vệ dữ liệu
- Bảo vệ dữ liệu khách hàng: In ấn từ phần mềm giúp bảo vệ thông tin khách hàng bằng cách hạn chế truy cập trái phép vào dữ liệu nhạy cảm.
- Sao lưu và khôi phục: Dữ liệu biểu mẫu được lưu trữ trên phần mềm có thể được sao lưu và khôi phục dễ dàng, bảo vệ thông tin quan trọng trước các sự cố mất mát dữ liệu.
Tóm lại, việc in biểu mẫu trên phần mềm carCRM chuyên quản lý gara ô tô không chỉ tăng cường tính chuyên nghiệp và hiệu quả làm việc, mà còn giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao trải nghiệm khách hàng, và đảm bảo an toàn dữ liệu.
Nguồn: carCRM.vn – Phần mềm quản lý gara ô tô chuyên nghiệp.
Phần mềm quản lý gara carCRM giá bao nhiêu, xem tại đây.
Xem video hướng dẫn sử dụng phần mềm đầy đủ tại đây.
